ایمیل تجاری چیست؟ آسان ترین راه ساخت ایمیل سازمانی رایگان

از زمانی که اینترنت به وجود آمد، ایمیل هم بوجود آمد و ایمیل همواره یکی از پایه های اساسی اینترنت بوده است. اهمیت ایمیل به عنوان یک ابزار ارتباطاتی درسال های بعد افزایش پیدا کرد. آیا کسی را می شناسید که ایمیل نداشته باشد؟ همچنین بعید است که کسب وکاری وجود داشته باشد که ایمیل خودش را نداشته باشد.

اکثر ما حتما از جیمیل، یاهو یا هات میل استفاده کرده ایم. ممکن است وقتی که بخواهید یک ایمیل تجاری انتخاب کنید به این نام هایی که گفتیم فکر کنید.

اما زمانی که صحبت از ایمیل تجاری می شود ارائه دهندگانی مثل یاهو و جیمیل برای رفع نیازهای کسب و کار شما آماده نیستند. به همین دلیل است که خرید یا ساخت یک ایمیل تجاری مناسب ضروری است.

ایمیل تجاری یا ایمیل سازمانی یک آدرس ایمیل است که نام تجاری یا شرکت شما را نشان می دهد. بنابراین به جای اینکه آدرس ایمیل تجاری شما به @gmail.com یا @yahoo.com ختم شود، به دامنه ی سایت شما که به نام شرکت خودتان است ثبت می شود.

اگر تازه یک کسب وکار راه انداخته اید شاید گرفتن یک ایمیل تجاری در اولویت شما نباشد. اما غفلت از آن حتما یک اشتباه خواهد بود. نمی توان اهمیت ایمیل تجاری را در ارتباطات نادیده گرفت. اگر به آمار ها نگاه کنیم متوجه می شویم که: ۶۲٫۸۶٪ از متحصصان تجارت ترجیح می دهند که از طریق دیگران با ایمیل ارتباط برقرار کنند و روزانه حدود ۱۲۵ میلیارد ایمیل کاری در سراسر جهان رد و بدل می شود [17 Business Email Statistics & Trends to Watch in 2024]. فرقی نمی کنید که می خواهید ایمیل های بین شرکتی ارسال کنید، مستقیما با مشتریان صحبت کنید یا ایمیل های تبلیغاتی بفرستید، ایمیل باید بخشی جدا ناپذیر از کسب وکار شما باشد.

همچنین ایمیل تجاری باعث جلب اعتماد بیشتر مشتریان شما می شود. خود شما اگر از یک ایمیل آدرس معمولی ایمیلی دریافت کنید بیشتر به ان اعتماد می کنید یا از یک آدرس مختص شرکت با نام تجاری خاص آن؟ استفاده از یک ایمیل تجاری نشان دهنده حرفه ای بودن شماست. صاحبان کسب و کارهای کوچک در ردیت نیز با این موضوع موافق هستند.

حتی برای کسب و کارهایی که بازخورد خوبی از نظر مردم دارند، باز هم آنهایی که از ایمیل تجاری استفاده می کنند بیشتر مورد اعتماد قرار می گیرند و اعتبار بالاتری دارند. خرید یک دامنه به نام برند شما قطعا ارزشش را خواهد داشت.

چند دلیل اصلی وجود دارد برای اینکه صاحب یک کسب و کار ایمیل تجاری تهیه نمی کند:

• شخص این کار را به عنوان یک شغل غیر اصلی می بیند آن را جدی نمی گیرد.

• آنها روی هزینه ها بسیار حساس هستند، بودجه کمی دارند یا کسب و کارشان در حال شکست است.

• کسب و کار کلاهبرداری دارند.

• این شخص نمی داند که چطوری خودش را به صورت حرفه ای معرفی کند.

استفاده از آدرس ایمیل تجاری همجنین باعث آسان شدن برندینگ شما می شود که یک عنصر کلیدی برای موفقیت در حضور شما در فضای آنلاین است.

آموزش ساخت ایمیل شرکتی رایگان: چطور در چند مرحله ایمیل شرکتی بسازیم

جدای از نشان دادن اعتبار و حرفه ای بودن برند شما، مزیت ایمیل تجاری این است که معمولاً در یک بستر خاص برای رفع نیازهای ایمیلی شرکت ها و سازمان ها ایجاد شده است.یعنی ایمیل شرکتی در مقایسه با ارائه دهندگان ایمیل معمولی مثل جیمیل، ویژگی ها و مزایای بیشماری خواهد داشت.

فرقی نمی کند که بیزنس خیلی بزرگ با کارمندان زیادی را اداره می کنید یا یک کسب و کار انفرادی با یک تیم کوچک دارید، نیازهایی که خواهید داشت یکی است. و اصولا ارائه دهندگان ایمیل تجاری این ویژگی ها را ارائه می دهند:

در صورت استفاده از ایمیل های معمولی، محدودیت هایی برای بهینه سازی عملکردهای مختلف برای مطابقت با نیازهای کاری خود خواهدید داشت. شما با راه اندازی ایمیل تجاری معمولاً طیف وسیعی از گزینه های نرم افزاری دریافت خواهدی کرد که به شما کمک می کنند ایمیل ها را به طور موثرتری مدیریت کنید، از استفاده از تقویم گرفته تا گزینه های فیلتر پیشرفته.

میلراور به عنوان یک ارائه دهنده ایمیل تجاری گسترش آسان را برای شما فراهم کرده است. به این صورت م یتوانید همانطور که کسب و کارتان رشد می کند و بزرگ تر می شود ایمیل آدرس های جدید بسازید، و یا آدرس های مستعار مانند info@، admin@ و دیگر موارد را ایجاد کنید تا مدیریت ایمیل های خود را آسان کنید.

با رایج بودن درز اطلاعات شرکت ها، نمی توان اهمیت امنیت ایمیل را نادیده گرفت. یکی از مزایای اصلی ایمیل سازمانی امنیت آن است. شما تنها با داده های خود سر و کار ندارید، بلکه با اطلاعات مشتریان خود نیز در ارتباط هستنید. با وجود قوانینی مانند GPDR که توجه ویژه به امنیت دارند، ارائه دهنده ایمیل شما موظف است امنیت ایمیل های شما را تامین کند.

هنگام خرید ایمیل تجاری به این دقت کنید که آیا فضای ذخیره سازی آنها رمزنگاری شده است؟ آیا به طور فعال تهدید های جدید را رصد می کنند تا تدابیر امنیتی درستی را به کار گیرند؟ هنگام خرید ایمیل تجاری خود باید مراقب این موارد باشید. محافظت از مشتریان به معنای محافظت از خود است.

بعید است که استفاده از ایمیل تجاری به این زودی ها دچار تغییری شود. همانطور که ما شاهد انفجار ربات های چت و پشتیبانی زنده بودیم اما این ها تقریبا هرگز نمی توانند به طور کامل جایگزین ایمیل شوند و دلیل خوبی هم دارد.

ایمیل ها می توانند شکل خاصی از ارتباط را امکان پذیر کنند که نسبت به چت زنده یا پیام رسان ها وزن بیشتری دارد. افراد ایمیل ها را ذخیره می کنند، سوابق آنها را نگه می دارند و وقتی به آن نیاز داشته باشند به آن مراجعه می کنند. درواقع اگر بخواهیم تشبیه کنیم، ایمیل گوشی تلفن امروزی نیست بلکه طبقه بایگانی امروزی حساب می شود. و این چیزی است که یک سازمان یا کسب و کار همیشه به آن نیاز خواهد داشت.

برای اطمینان از اینکه ارتباطات ایمیل خود را به طور مسئولانه و ایمیل مدیریت می کنید، استفاده از ایمیل تجاری سفارشی می تواند تنها راه حل کامل برای شما باشد.

بیشتر بخوانید: ایمیل مارکتینگ چیست؟ 

اول از همه باید به دنبال ویژگی هایی باشید که بالا گفتیم. اما این ویژگی ها خیلی کلی بود. شما ایمیل تجاری را انتخاب کنید که مناسب نیازهای کسب وکار شما باشد. باید به دقت هر مزیت و عیب ارائه دهندگان ایمیل و اینکه آیا آنها با نیازهای خاص شما مطابقت دارند را در نظر بگیرید.

ایمیل سازمانی میلراور به شما این امکان را می دهد که از میان گزینه های مختلف ایمیل سازمانی، طرحی که مناسب نیازهای شما و اندازه کسب وکارتان است را انتخاب کرده و در صورت نیاز به راحتی آن را تغیر یا ارتقاء دهید.

در انتخاب ایمیل تجاری اول اندازه سازمان خود را در نظر بگیرید. اگر در یک هفته تنها تعداد انگشت شماری ایمیل دریافت می کنید، به آدرس ایمیل های متعدد نیاز دارید؟ طبیعتا خیر!

فضای ذخیره سازی چه؟ آیا نیاز دارید که الان هزینه زیادی برای آن پرداخت کنید یا اینکه می توانید بعدا آن را ارتقا دهید؟ بسیاری از ارائه دهندگان ایمیل تجاری همان اول ۱ ترابایت فضای ذخیره سازی در اختیار شما قرار می دهند و به آن افتخار می کنند، اما با توجه به میانگین فضای استفاده از ایمیل بعید است که این مقدار فضا ضروری باشد.

تخمین زده م یشود که افراد روزانه به طور متوسط حدود ۱۲۶ ایمیل تجاری دریافت و ارسال می کنند [https://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2015/02/Email-Statistics-Report-2015-2019-Executive-Summary.pdf].

حتی اگر هرگز ایمیل های خود را حذف نکنید، چندین دهه طول می کشد تا این فضا پر شود. پس چرا برای فضای زیادی که به آن نیاز ندارید هزینه یبشتری بپردازید؟

از دیگر مواردی که هنگام انتخاب ایمیل تجاری باید به آن توجه داشته باشید به روزرسانی منظم برای رسیدگی به آخرین تهدیدات توسط ارائه دهنده است. اما این را چطوری بفهمیم؟ کافی است که ببینید آیا این وبسایت چت زده دارد، وبلاگ آن به روز رسانی می شود و نظرات مردم در باره این ارائه دهنده را بخوانید. اگر اکثر کسب وکار ها از یک پلتفرم راضی هستند احتمالاً آن پلتفرم خیلی بد نیست.

در نهایت، پلتفرم ایمیل تجاری عالی، پلتفرمی است که می تواند در کنار شما رشد کند، با هزینه کم شروع کنید و تنها زمانی که نیاز به ارتقاء دارید، هزینه بیشتری پرداخت کنید.

خب حالا که می دانید از یک ارائه دهنده ایمیل تجاری چه میخواهید، زمان آن رسیده است که ایمیل تجاری خود را ایجاد کنید. ایمیل تجاری میلرارو یک گزینه عالی برای این است که هر نیازی را که در این مقاله ذکر کردیم بر آورده می کند.

میلراور که تمرکز اصلی آن بر امنیت است، ذخیره سازی داده های محافظت شده، ارسال های رمزگذاری شده را ارائه می دهد و همچنین با کنترل های هرزنامه هوشمند که با نیازهای شما سازگار است بهترین ایمیل تجاری را برای کسب و کار شما فراهم می کند.

شاید این مطلب را هم دوست داشته باشید: بهترین ایمیل سازمانی کدام است؟ مقایسه سرویس های ایرانی و خارجی

۲) ساخت ایمیل تجاری ۱۰۰ درصد رایگان - جیمیل

۳) ساخت ایمیل تجاری رایگان با سایت ساز - Vix

۴) ساخت ایمیل تجاری رایگان با بسته دامنه - Namecheap

ایمیل تجاری نیازی به وب سایت و یا دامنه ندارید. در این بخش می خواهم نحوه ساخت ایمیل تجاری رایگان را به شما نشان دهم بگویم چطور می توانید از این گزینه ها بیشترین استفاده را ببرید.

خب بیایید اول ببینیم کدام یک آسان تر و کدام سخت تر است؟

جیمیل یک ارائه دهنده ایمیل کاملا رایگان است. انتخاب چنین گزینه ای برای کسب و کارهای کوچک که تازه بیزنسشان را شروع کرده اند و هنوز زمان تنظیم وبسایت یا دامنه را ندارند بسیار مناسب است.

جیمیل سرویسی از گوگل است که یکی از پرکاربردترین ارائه دهندگان ایمیل سازمانی رایگان در سطح جهان است. جیمیل که به دلیل رابط کاربر پسند، فضای ذخیره سازی قابل توجه و ویژگی های امنیتی قوی شناخته شده است، به طور یکپارچه با سایر سرویس های گوگل مثل گوگل درایو وتقویم گوگل ادغام میشود و موجب بهبود بهره وری و ارتباطات می شود.

برای ثبت نام یک حساب ایمیل تجاری رایگان این مراحل را دنبال کنید:

۱. به وبسایت جیمیل مراجعه کنید.

۲. بر روی «ایجاد حساب کاربری» یا «ثبت نام» کلیک کنید.

۳. فرم ثبت نام را باطلاعات شخصی خود مانند نام و نام خانوادگی پر کنید.

۴. ایمیل آدرس خود (نام کاربری) را انتخاب کنید. این آدرس ایمیل شما خواهد بود.

۵. یک رمز عبور امن انتخاب کرده و تاییدش کنید.

۶. ادامه مراحلی که از شما می خواهد مانند وارد کردن شماره تلفن یا آدرس ایمیل بازیابی را تکمیل کنید.

۷. پس از مطالعه شرایط خدمات و سیاست حفظ حریم خصوصی، آنها را علامت بزنید.

۸. بر روی next یا Create Account کلیک کنید تا ثبت نامتان تکمیل شود.

به این صورت اکانت شما ساخته می شود.

مزایای ساخت ایمیل تجاری با Gmail:

• راحتع و به صرفه: شما می توانید تنها در عرض چند دقیقه ایمیل تجاری سفارشی خودتان را با نام مورد نظرتان ایجاد کنید و بلافاصله بدون نگرانی در پرداخت هزینه برای دامنه یا هاست، شروع به استفاده از آن کنید.

• ویژگی های قدرتمند:

ارائه دهندگان ایمیل رایگان معمولا ویژگی هایی مثل فیلترکردن هرزنامه، ارسال ایمیل، مسدود کردن ایمیل و امکان دسترسی از هر نقطه دنیا را ارائه می دهند. آنها همچنین اپلیکیشن مخصوص موبایل دارند تا بررسی ایمیل های خود را آسان تر کنید.

معایب:

• عدم سفارشی سازی: آدرس ایمیل رایگانی که با جیمیل می سازید با @gmail.com تمام می شود. که میتواند نشان دهد کسب و کار شما زیاد حرفه ای نیست.

• نگرانی های امنیتی: معمولا سرویس دهندگان رایگان ایمیل توسط هکر ها و مجرمان سایبری هدف قرار می گیرند بنابراین باید ریسک تهدیدات امنیتی احتمالی را بپذیرید. مخصوصا اگر اطلاعات حساس داشته باشید نگران کننده خواهد بود.

• محدودیت فضای ذخیره سازی: ارائه دهندگان رایگان، معمولا در فضای ذخیره سازی ایمیل ها و پیوست ها محدودیت قرار می دهند. اگر ایمیل های زیاد با پیوست های بزرگ دریافت می کنید یا نیاز به ذخیره سازی داده های بزرگ دارید می تواند شما را با مشکل مواجه کند.

اگر به دنبال آدرس ایمیل تجاری رایگان تری هستید و از نام دامنه خود استفاده می کنید، یک سرویس شخص ثالث ممکن است گزینه خوبی باشد. این سرویس ها ویژگی های مختلفی را ارائه می دهند که می توانند به شما در ایجاد آدرس ایمیل تجاری و مدیریت موثر ایمیل های خود کمک کنند.

وقتی از یک سرویس ایمیل شرکتی رایگان شخص ثالث مانند Zoho یا Yandex استفاده می‌کنید، می‌توانید آدرس ایمیلی ایجاد کنید که از نام دامنه شما استفاده می‌کند، مانند این آدرس ایمیل توسط spambots حفاظت می شود. برای دیدن شما نیاز به جاوا اسکریپت دارید. این به شما ظاهر حرفه ای تری می دهد و هویت برند شما را افزایش می دهد.

 نحوه تنظیم یک ایمیل تجاری رایگان با استفاده از Yandex

Yandex یک شرکت فن‌آوری چندملیتی روسی است که متخصص در محصولات و خدمات مرتبط با اینترنت است. این در درجه اول به دلیل موتور جستجوی خود شناخته شده است، اما طیف گسترده ای از خدمات مانند تبلیغات آنلاین، رایانش ابری و خدمات ایمیل سازمانی را نیز ارائه می دهد. سرویس ایمیل تجاری رایگان Yandex به دلیل رابط کاربر پسند و ویژگی‌های اضافی مانند فضای ذخیره‌سازی کافی و خدمات ابری یکپارچه محبوب است.

۱. از Yandex دیدن کنید: به صفحه اصلی Yandex بروید.

۲. ثبت نام برای یک حساب کاربری: دکمه «ایجاد حساب کاربری» یا «ثبت نام» را پیدا کرده و روی آن کلیک کنید. شما به یک فرم ثبت نام هدایت می شوید.

۳. مشخصات ثبت نام را پر کنید: فرم را با اطلاعات شخصی خود از جمله نام، آدرس ایمیل مورد نظر و رمز عبور ایمن تکمیل کنید. همچنین ممکن است لازم باشد یک شماره تلفن برای تأیید ارائه کنید.

۴. تأیید کامل تلفن: در صورت درخواست، شماره تلفن خود را وارد کنید تا کد تأیید را از طریق پیامک دریافت کنید. این کد را در قسمت مشخص شده وارد کنید تا حساب کاربری خود را تأیید کنید.

۵. نهایی کردن ایجاد حساب: پس از انجام تمام مراحل لازم و موافقت با شرایط خدمات، حساب Yandex شما ایجاد خواهد شد. سپس می توانید به خدمات Yandex از جمله پلت فرم ایمیل آن دسترسی داشته باشید.

• آدرس ایمیل شرکت شخصی سازی شده: استفاده از یک سرویس شخص ثالث به شما امکان می دهد یک آدرس ایمیل تجاری سفارشی ایجاد کنید که از نام دامنه شما استفاده می کند، که ظاهر حرفه ای تری به شما می دهد و هویت برند شما را افزایش می دهد.

• ابزارهایی برای مدیریت موثر ایمیل ها: بسیاری از سرویس های ایمیل شخص ثالث طیف گسترده ای از ابزارها را برای مدیریت ایمیل ارائه می دهند، از جمله فیلترهای صندوق ورودی، حفاظت از هرزنامه و ارسال ایمیل.

• کنترل کامل بر روی آدرس ایمیل خود: استفاده از یک سرویس شخص ثالث به شما امکان می دهد کنترل کاملی بر آدرس ایمیل خود داشته باشید، از جمله توانایی راه اندازی چندین حساب ایمیل برای اعضای تیم یا بخش های مختلف.

  معایب:

• گران تر از ایمیل رایگان: یک سرویس ایمیل شخص ثالث اغلب به هزینه ماهانه یا سالانه نیاز دارد که می تواند گران تر از یک ارائه دهنده ایمیل رایگان باشد.

• ممکن است نیاز به پیکربندی و مشکلات مربوط به سازگاری با سایر ابزارها و برنامه های تجاری داشته باشد: برای استفاده از یک سرویس ایمیل شخص ثالث، ممکن است لازم باشد تنظیمات دامنه خود را پیکربندی کنید و از سازگاری با سایر ابزارها و برنامه های تجاری خود اطمینان حاصل کنید.