طرز نوشتن ایمیل: ۱۰ نمونه ایمیل سازمانی برای ارتباط بهتر کسب و کار شما با مشتری

ارتباط صحیح ایمیل برای هر شغلی بسیار مهم است. طرز نوشتن ایمیل سازمانی جیزی است که می تواند یک رابطه قوی بین کسب وکار شما با مشتریانتان ایجاد کنند. ایمیل حرفه ای به عنوان یک پل نامرئی بین شما و مشتریانتان عمل می کند که منجر به رشد و موفقیت متقابل میشود.

برعکس، یک ایمیل ساده بدون توجه به آداب معاشرت از بسیاری جهات می تواند به کسب و کار شما آسیب بزند. رعایت این نکات هنگام نوشتن ایمیل سازمانی برای جلب اعتماد مشتریان ضروری است.

اما بیایید در ابتدا آداب ایمیل و اهمیت آن را درک کنیم.

طرز نوشتن ایمیل در مورد حفظ رفتار مودبانه در هنگام برقراری ارتباط از طریق ایمیل است. برقراری ارتباط شفاف و محترمانه یک آداب استاندارد است که همه باید رعایت کنند.

بنابراین، آداب مجموعه ای از قوانینی است که کسب و کارها در سراسر جهان از پیروی می کنند تا ارتباطات خود را با رفتاری مناسب حفظ نمایند. تمام هدف ما در نوشتن ایمیل سازمانی، انتقال یک پیام به صورت حرفه ای برای دریافت پاسخ دلخواه از طرف گیرنده است.

در ایمیل مارکتینگ استفاده از قوانین نوشتن ایمیل حرفه ای برای ایجاد روابط با مشتریان یا مخاطبان هدف بسیار مهم است. این به شما کمک می کند که از خود یک تصویر حرفه ای ایجاد کنید. با رعایت قواعد طرز نوشتن ایمیل شرکتی، گیرندگان به احتمال زیاد به ایمیل های شما بازخورد مثبتی نشان خواهند داد.

همچنین بخوانید: ایمیل مارکتینگ چیست و چطور باید آن را شروع کنیم؟

آنها نام برند شما را به عنوان یک پلتفرم معتبر برای محصولات و خدماتی که دارید، می شناسند. از سوری دیگر، حرفه ای نبودن ممکن است باعث شود آنها ایمیل های شما را اسپم در نظر بگیرند و شما را مسدود کنند.

ارسال ایمیلی که به گیرندگان دلیل آن ایمیل گفته نمی شود تنها باعث سردرگمی و بی جهتی آنها می شود. حتی فوروارد کردن ایمیل بدون توضیح صحیح به گیرنده، آداب ایمیل مناسبی نیست.

پرسیدن جزئیات شخصی، رفتار بیش از حد خودمانی و استفاده از زبان خیلی معمولی نیز نامناسب تلقی می شود.

در اینجا به برخی از آداب مهم ایمیل حرفه ای اشاره می کنیم که باید هنگام ارسال ایمیل به مشتریان خود رعایت کنید.

اگر یک کسب وکار کوچک دارید و میخواهید یک کمپین بازاریابی ایمیل راه اندازی کنید و روزانه ایمیل های مختلفی برای مشتریان هدف ارسال کنید این آداب را در نظر بگیرید:

معرفی خود در ابتدای ایمیل یکی از مهم ترین اصول طرز نوشتن ایمیل تجاری است. تصور نکنید که گیرنده شما را به خوبی می شناسد. شروع با یک پاراگراف کوتاه درمورد اینکه چه کسی هستید یا نام برند شما چیست، نشان دهنده فروتنی و ارزش های شما به مشترکین است.

اگر گیرندگان شما را می شناسند، بازهم به آنها یاداوری کنید که هر دو یکدیگر را می شناسید. درباره مکالمه تلفنی که داشته اید یا جایی که یکدیگر را ملاقات کرده اید بگویید.

برای ایجاد رابطه با مشترکین، احوالپرسی داشته باید. این احوالپرسی می تواند رسمی باشد یا غیر رسمی. شروع ایمیل با یک احوالپرسی معمولی کاملاْ مورد قبول است چرا که به ایمیل شما لحنی دوستانه می دهد.

در اینجا چند نمونه احوالپرسی برای شروع ایمیل آورده شده است که به خواننده حس دوستانه و قابل دسترس بودن شما را می دهد.

• سلام

• درود

• سلام «نام»

• صبح/شب بخیر

• «نام» گرامی

• «نام» عزیز

ایمیل شما باید ساختار خوبی داشته باشد تا به خواننده نشان دهد یک کسب و کار حرفه ای دارید. بنابراین، با پیروی از این قواعد ایمیل، برای ایمیل خود یک عنوان (موضوع)، احوالپرسی رسمی یا غیر رسمی، یک متن اصلی، یک گزینه لغو عضویت، و در پایان امضای شرکت شما را داشته باشد

متن پیام باید شامل پاراگراف های کوتاه و خوانا باشد. متن پیام باید ارتباط یکپارچه ای با موضوع شما داشته باشد. با مرتبط ترین اطلاعات شروع کنید.

اگر محتوای ایمیل شما زیاد است، بهتر است به صورت بولت پوینت و موردی بیان شود.

همچنین نکته دیگر در طرز نوشتن ایمیل حرفه ای استفاده از یک فونت استاندارد است. از یک فونت استاندارد مشکی با اندازه استاندارد استفاده کنید. استفاده بیش از حد از فونت های ایتالیک یا برجسته نیز پیشنهاد نمی شود. از رنگ های جیغ و قالب غیر عادی نیز استفاده نکنید.

ایجاد یک فضا در پایان ایمیل برای امضای برند شما بسیار مهم است. این فضا باید تاثیر اولیه ی خوبی روی گیرندگان بگذارد. یک امضای ایمیل خوب دارای عکس فرستنده ایمیل، عنوان شغلی و جزئیات تماس است که به طور حرفه ای تنظیم شده است.

اطمینان حاصل کنید که امضای ایمیل شما طراحی ساده ای دارد و به خوبی با قوانین برند شما مطابقت دارد. امضای ایمیل را می توانید در ایمیل های فروش، مشارکتی و تقریباْ تمام انواع ایمیل های ارتباطاتی پیدا کنید.

یکی از مهم ترین قوانین طرز نوشتن ایمیل لحن حرفه ای است. برخی از بازاریابان از طعنه استفاده می کنند که شامل لحن های مختلفی است. اما استفاده از چنین لحنی شاید فقط برای مشترکین منتخب شما خوب باشد. بنابراین، حفظ لحن حرفه ای راهی مطمئن تر برای خشنود کردن تمام گیرندگان و مشتریان بالقوه است.

وقتی از لحن رسمی استفاده کنید گیرنده پیام شما را بهتر درک خواهد کرد. بنابراین اگر لحن رسمی با شخصیت برند شما مطابقت دارد، ایمیل را به طور دقیق و رسمی بنویسید. 

اشتباهات گرامری و املایی در محتوای متن ایمیل برای تصویر برند شما وحشتناک است. همچنین تصور اشتباهی درمورد نحوه مدیریت روزانه شما ایحاد می کند. پس قبل از فشار دادن دکمه «ارسال کمپین» پیام ایمیل خود را از نظر اشتباهات املایی و جمله بندی نامناسب بررسی کنید.

برخی از اشتباهات رایج عبارتند از غلط املایی، استفاده بیش از حد ازافعال مجهول، علائم نگارشی نامناسب و تکرار بیش از حد کلمات.

اشتباهات گرامری حتما اتفاق می افتد. پس باید همیشه متن را دوباره بررسی کنید تا از هرگونه اشتباه بپرهیزید.

موضوع ایمیل متن کوچکی است که از بیرون ایمیل پیداست و در صندوق ورودی دیده می شود. اهمیت آن به خاطر تاثیر مستقیمش در نرخ باز شدن ایمیل است. موضوع ایمیل اولین چیزی است که گیرنده در صندوق ورودی خود دریافت می کند.

اگر موضوع دقیق و مشخص باشد فرد را وادار می کند که پیام شما را باز کند. بنابراین یک موضوع جذاب بنویسید. همچنین تعداد کاراکترها را ۴۰ تا نگه دارید تا بتوانند به طور کامل آن را ببینند.

توجه داشته باشید که یک موضوع ایمیل خوب، توجه و علاقه گیرندگان را جلب می کند. همچنین آن ها را تشویق می کند که ایمیل را باز کنند.

از لحاظ حرفه ای، اتمام ایمیل به اندازه شروع آن مهم است. پس از نوشتن محتوای متن، اطمینان حاصل کنید که یک نتیجه گیری دارید و به گیرنده احترام می گذارید.

در اینجا چند نمونه کلمه محترمانه آورده ایم که به عنوان بخشی از قواعد طرز نوشتن ایمیل، باید در انتهای ایمیل شما بیاید:

• با تشکر

• با احترام

• روز/هفته/ آخر هفته خوبی داشته باشید

• سپاسگذاریم

• بهترین آرزوها

• از همکاری شما متشکریم

یکی دیگر از قواعد طرز نوشتن ایمیل حرفه ای که کسب و کار شما باید رعایت کند این است که تمام فیلدهای ایمیل را دوباره بررسی کنند تا مطمئن شوید همگی به درستی پر شده است.

فیلد "To" باید دارای آدرس ایمیل مناسب گیرنده باشد.

فیلد "Cc" برای هر کسی غیر از گیرنده اصلی است که می خواهید ایمیل را به او ارسال کنید. باید آدرس ایمیل آن شخص را در آنجا اضافه کنید. اما فردی را اضافه کنید که مستقیما به اطلاعات موجود در ایمیل مربوط نیست اما می خواهید پیام را بخواند. همچنین می توانید فردی مرتبط با گیرنده اصلی را دررابطه با محتوا قرار دهید.

کسب و کارها روزانه صدها ایمیل دریافت می کنند و کارکنان اداری تنها می توانند به برخی از آنها به موقع پاسخ دهند. با این حال، برنامه ای برای پاسخ داد به ایمیل ها ایحاد کنید، زیرا رعایت آداب ایمیل برای تصویر برند شما و ایجاد اعتماد ضروری است.

شما مجبور نیستید که سریعاْ پاسخ دهید. معمولاْ شرکت ها باید در عرض ۱۲ ساعت به ایمیل ها پاسخ دهند. اگر پیامی که دریافت کرده اید خیلی فوری نیست پاسخ شما می تواند تا ۲۴ ساعت طول بکشد. اگر دفتر شما بتواند ایمیل های ضروری را مشخص کند تا در ساعات اولیه به آن ها پاسخ دهید، مفیدتر خواهد بود.

بنابراین، کسب و کار شما باید این آداب کلیدی را هنگام راه اندازی یک کمپین بازاریابی ایمیلی در نظر بگیرد. ایمیل های خود را دوباره بررسی کنید و مطمئن شوید که همه چیز از موضوع تا امضا به خوبی نوشته شده است.