راهنمای راه اندازی ایمیل سازمانی: چطور از ایمیل سازمانی استفاده کنیم؟

راه اندازی ایمیل سازمانی یکی از مهم‌ترین گام‌ها برای حرفه‌ای‌تر کردن کسب‌وکار و افزایش بهره‌وری است. ایمیل سازمانی نه تنها اعتبار و هویت برند شما را تقویت می‌کند، بلکه بستری امن و کارآمد برای ارتباطات داخلی و خارجی سازمان فراهم می‌آورد. در این مقاله، تمام مراحل و نکات ضروری برای راه اندازی ایمیل سازمانی را با تأکید بر تحلیل، پیاده‌سازی و نیازهای واقعی سازمان توضیح می‌دهیم.

ایمیل سازمانی، ایمیلی است که با دامنه اختصاصی شرکت شما (مانند این آدرس ایمیل توسط spambots حفاظت می شود. برای دیدن شما نیاز به جاوا اسکریپت دارید) تنظیم می‌شود و نقش مهمی در افزایش اعتماد مشتریان به برند شما دارد. برخلاف ایمیل‌های عمومی مانند Gmail یا Yahoo، ایمیل سازمانی علاوه بر امکانات بیشتر، قابلیت‌های امنیتی و مدیریتی بهتری ارائه می‌دهد.

۱. تقویت اعتبار برند: داشتن یک ایمیل حرفه‌ای، شرکت شما را در ذهن مشتریان معتبرتر جلوه می‌دهد.

۲. افزایش امنیت: ایمیل‌های سازمانی از پروتکل‌های امنیتی پیشرفته مانند SSL/TLS پشتیبانی می‌کنند.

۳. مدیریت بهتر: با خرید ایمیل سازمانی می‌توانید دسترسی کاربران را کنترل کنید و از ابزارهای پیشرفته مدیریتی بهره ببرید.

۴. پشتیبانی از توسعه: امکان افزودن حساب‌های جدید و گسترش دامنه خدمات.

در مرحله تحلیل و بررسی، ضروری است که نیازهای سازمان به دقت شناسایی شود. در میلراور، قبل از آغاز پروژه راه اندازی ایمیل سازمانی، کارشناسان ما با بازدید از محل سازمان و بررسی تجهیزات موجود، بهترین راهکارها را پیشنهاد می‌دهند.

مراحل تحلیل:

۱. شناسایی نیازها: بررسی تعداد کاربران، نوع ارتباطات سازمانی، و نیازهای خاص مدیریتی.

۲. بررسی زیرساخت‌ها: تحلیل شبکه کامپیوتری، سیستم‌های موجود و تجهیزات تحت شبکه.

۳. تعیین راهکار: ارائه راهکارهایی مطابق با اهداف و نیازهای سازمان، همراه با توصیه‌های فنی و اقتصادی.

این مرحله به شما کمک می‌کند که بهترین تصمیم را برای انتخاب هاست ایمیل و تنظیمات امنیتی بگیرید.

برای آشنایی با نحوه ورود و کار با ایمیل سازمانی این مطلب را بخوانید: مدیریت ایمیل سازمانی: چطور وارد ایمیل شرکتی شویم

پس از مرحله تحلیل، نوبت به پیاده‌سازی می‌رسد. در میلراور، ما تلاش می‌کنیم فرآیند پیاده‌سازی ایمیل سازمانی را با دقت و کارایی بالا انجام دهیم. این مرحله شامل موارد زیر است:

1. انتخاب هاست ایمیل: هاست ایمیل میلراور یک سرویس میزبانی ایمیل حرفه‌ای است که با ارائه امکانات پیشرفته، ارتباطات شما را سریع، امن و بدون وقفه می‌سازد. سرورهای قدرتمند و پایدار میلراور تضمین می‌کنند که ایمیل‌های شما همیشه به مقصد می‌رسند و اطلاعاتتان محفوظ می‌ماند. این سرویس با پشتیبانی ۲۴/۷، امنیت بالا و فضای ذخیره‌سازی بزرگ، تجربه‌ای بی‌نظیر از ایمیل‌های سازمانی را برای شما فراهم می‌کند. با انتخاب میلراور، می‌توانید از امکاناتی مانند فیلترهای اسپم پیشرفته، قابلیت‌های شخصی‌سازی، همگام‌سازی کامل با تلفن همراه و دلیوری پیشرفته بهره‌مند شوید. این ویژگی‌ها به شما امکان می‌دهند تا ارتباطات حرفه‌ای و مؤثری با مشتریان و همکاران خود داشته باشید. همچنین، میلراور با ارائه پلن‌های متنوع و قابلیت اضافه کردن نامحدود اکانت‌های ایمیل، به شما انعطاف‌پذیری لازم برای توسعه کسب‌وکارتان را می‌دهد. برای اطلاعات بیشتر و مشاهده پلن‌های مختلف، می‌توانید به خرید هاست ایمیل میلراور مراجعه کنید.

2. تنظیم رکوردهای DNS: شامل تنظیمات MX برای ارسال و دریافت ایمیل‌ها، و تنظیمات SPF، DKIM و DMARC برای امنیت بیشتر.

3. ایجاد حساب‌های ایمیل: تعریف ایمیل‌های اختصاصی برای هر کارمند یا بخش، مانند این آدرس ایمیل توسط spambots حفاظت می شود. برای دیدن شما نیاز به جاوا اسکریپت دارید یا این آدرس ایمیل توسط spambots حفاظت می شود. برای دیدن شما نیاز به جاوا اسکریپت دارید.

مزیت‌های پیاده‌سازی توسط میلراور:

• نصب و تنظیمات کامل به‌صورت اختصاصی برای سازمان شما.

• تضمین عملکرد بهینه و رفع هرگونه مشکل در مراحل راه‌اندازی.

یکی از مهم‌ترین بخش‌های راه اندازی ایمیل سازمانی، برآورده کردن انتظارات مدیران است. امکاناتی که معمولاً مورد نظر مدیران قرار می‌گیرد، شامل موارد زیر است:

• کنترل و نظارت ایمیل‌ها: امکان مشاهده و مدیریت ارتباطات ایمیلی.

• اشتراک‌گذاری فایل‌ها: قابلیت ارسال و ذخیره فایل‌های مهم در بستر ایمیل.

• گروه‌بندی کاربران: دسته‌بندی کارکنان بر اساس نقش‌ها و وظایف.

• تعیین دسترسی‌ها: محدود کردن دسترسی به ایمیل‌ها برای کاربران خاص.

• فیلترینگ ایمیل‌ها: جلوگیری از دریافت ایمیل‌های اسپم و ناخواسته.

در میلراور، ما به طور خاص به این نیازها توجه کرده و تمام امکانات را مطابق با خواسته‌های مدیران پیاده‌سازی می‌کنیم.

میلراور همواره تلاش می‌کند تا فرآیند راه اندازی ایمیل سازمانی را به شکلی شفاف و همراه با گزارش‌های مستند انجام دهد. این گزارش‌ها شامل:

• گزارش‌های حین پروژه: اطلاعات دقیق درباره پیشرفت کار و مشکلات احتمالی.

• گزارش‌های نهایی: ارائه تمام جزئیات پروژه و وضعیت فعلی ایمیل‌های سازمانی.

این شفافیت به شما اطمینان می‌دهد که پروژه به بهترین شکل ممکن اجرا شده است.

برای راه اندازی ایمیل سازمانی خود در پلتفرم میلراور کافیست وارد آدرس https://app.mailerever.com/auth/signup شوید.

در این مرحله باید ثبت نام اولیه خود را انجام دهید. نام و آدرس شرکت و یک آدرس ایمیل به همراه پسورد وارد نمایید و دکمه Sign Up را بفشارید.

برای راه اندازی ایمیل سازمانی خود در میلراور نیازمند یک دامنه می باشید. این دامنه باید دامنه ای باشد که برای کسب و کارتان خریداری کرده اید و از آن استفاده می کنید. اگر از قبل دامنه مورد نظر را دارید تنها کافیست آن را اضافه نمایید. اگر از قبل دامنه ندارید ابتدا لازم است که یک دامنه خریداری نمایید. این دامنه می تواند با هر پسوندی باشند مانند .com، .ir، .org و یا هر پسوند. دیگر.

در اینجا رکوردهای مورد نظر برای شما نمایش داده می شود که باید این رکورد ها را ثبت کنید. ثبت رکوردهای SPF و DKIM برای اطمینان از تحویل موفق ایمیل‌ها و افزایش اعتماد به دامنه بسیار ضروری است. در اینجا به شما توضیح می‌دهیم که چرا این مراحل مهم هستند و چگونه باید انجام شوند:

SPF (Sender Policy Framework):

SPF یک رکورد DNS است که مشخص می‌کند کدام سرورها مجاز به ارسال ایمیل از طرف دامنه شما هستند. این رکورد به جلوگیری از جعل هویت ایمیل کمک می‌کند.

چرا SPF مهم است؟

• جلوگیری از اسپم: ایمیل‌های ارسالی شما توسط سرورهای دریافت‌کننده به‌عنوان قانونی شناخته می‌شوند.

• افزایش اعتبار دامنه: باعث می‌شود ایمیل‌های شما به جای پوشه اسپم، به صندوق ورودی (Inbox) ارسال شوند.

چگونه رکورد SPF را ثبت کنید؟

1. وارد کنترل پنل DNS دامنه خود شوید (مانند Cloudflare، cPanel یا سرویس‌دهنده‌هاست).

2. یک رکورد TXT ایجاد کنید.

3. مقدار زیر را در قسمت مقدار (Value) وارد کنید:

v=spf1 include:mailerever.com ~all

4. تغییرات را ذخیره کنید و منتظر انتشار رکورد باشید (ممکن است تا 24 ساعت طول بکشد).

DKIM (DomainKeys Identified Mail):

DKIM یک امضای دیجیتال برای ایمیل‌های شما ایجاد می‌کند و تضمین می‌کند که ایمیل در مسیر ارسال تغییر نکرده است. این رکورد به گیرنده‌ها کمک می‌کند تا اعتبار ایمیل‌های شما را بررسی کنند.

چرا DKIM مهم است؟

• افزایش امنیت: تضمین می‌کند که ایمیل‌های ارسالی شما در طول مسیر انتقال دستکاری نشده‌اند.

• اعتماد بیشتر: گیرنده‌ها مطمئن می‌شوند که ایمیل از طرف شما ارسال شده است.

چگونه رکورد DKIM را ثبت کنید؟

1. در کنترل پنل Mailerever، به تنظیمات DKIM بروید.

2. کلید عمومی (Public Key) تولید شده را کپی کنید.

3. وارد کنترل پنل DNS دامنه خود شوید.

4. یک رکورد TXT ایجاد کنید:

• نام رکورد (Host/Name): everp-api._domainkey

• مقدار (Value): کلید عمومی که از Mailerever دریافت کرده‌اید.

5. تغییرات را ذخیره کنید.

پس از ثبت رکوردها:

• از ابزارهای تست SPF و DKIM (مانند MXToolBox) استفاده کنید تا مطمئن شوید که رکوردها به درستی ثبت شده‌اند.

• در پلتفرم Mailerever، وضعیت تأیید (Verification) را بررسی کنید. معمولاً باید پیام تأیید برای دامنه شما ظاهر شود.

. امنیت را در اولویت قرار دهید

• رمزهای عبور قوی و منحصربه‌فرد برای کاربران تعریف کنید.

• از احراز هویت دو مرحله‌ای (2FA) استفاده کنید.

• رکوردهای SPF، DKIM و DMARC را تنظیم کنید تا از جعل هویت ایمیل جلوگیری شود.

۲. آموزش کاربران

برای اطمینان از استفاده صحیح و کارآمد از ایمیل سازمانی، به کارکنان خود آموزش دهید.

۳. نظارت مستمر

عملکرد ایمیل‌ها و نیازهای کاربران را به طور منظم بررسی کرده و در صورت نیاز تنظیمات را به‌روز کنید.

ایمیل سازمانی یک ابزار حیاتی برای موفقیت کسب‌وکار شماست. این سرویس نه تنها ارتباطات درون‌سازمانی و برون‌سازمانی را بهبود می‌بخشد، بلکه با ارائه امکانات پیشرفته و امنیت بالا، شما را یک گام جلوتر از رقبا قرار می‌دهد.

در میلراور، ما با ارائه خدمات تخصصی در زمینه راه اندازی ایمیل سازمانی، به شما کمک می‌کنیم تا با خیال راحت از این سرویس بهره‌مند شوید. تیم ما آماده است تا در هر مرحله از فرآیند، از تحلیل و پیاده‌سازی تا آموزش و پشتیبانی، در کنار شما باشد.

برای مشاوره رایگان و اطلاعات بیشتر، همین حالا با ما تماس بگیرید یا شماره تماس خود را بگذارید تا کارشناسان ما با شما تماس بگیرند.همچنین می توانید با استفاده از چت آنلاین همه ساعته با مشاوران ما گفتگو نمایید.

تلفن تماس: 03131327578