ایمیل برگشتی یا بانس بک چیست و چرا ایمیل شما برگشت می خورد؟

آنچه در این مقاله می خوانید:

- ایمیل برگشت خورده یا بانس بک چیست؟

- انواع ایمیل برگشت خورده

- چطور بفهمیم ایمیل بانس بک شده؟

- بانس سخت

- بانس نرم

- بانس گذرا

- ایمیل های بلک لیست شده

- چرا ایمیل ها برگشت می خورند؟

- خطاهای رایج برگشت ایمیل

- میانگین نرخ پرش ایمیل چقدر است؟

- سوالات متداول درباره ایمیل های برگشت خورده

ممکن است ایمیل سرور گیرنده شما از کار افتاده باشد، تحت تعمیر باشد و یا حتی بیش از حد بار روی آن باشد.

فرض کنید که کمپین ایمیل مارکتینگ خود را با کمال دقت آماده کرده اید.

مطمئنید که عنوان ایمیل عالی است، محتوای خوبی درست کرده اید و لینک های فراخوان در جای درست قرار دارند.

دکمه ی ارسال را می زنید و کمپین فرستاده می شود.

ولی متوجه می شوید که ایمیل های شما وارد صندوق ورودی افراد نمی شود یا برگشت می خورد.

یعنی ایمیل های شما حتی وارد صندوق ورودی بسیاری از افراد نشده است.

تمام زحمات شما بیهوده بوده و حالا باید بفهمید که اشتباه شما در ایمیل مارکتینگ چیست؟ .

ایمیل های برگشتی می توانند متفکرانه ترین و موثرترین استراتژی های بازاریابی شما را خراب کنند، به خصوص اگر تعداد ایمیل های بانس شده بالا باشد یا در طول زمان زیاد شود.

زمانی یک کمپین ایمیل مارکتینگ موفق خواهد بود که ایمیل ها به پوشه اینباکس مشترکین برسند. بنابراین، جزئیات دلیورابیلیتی، اعتبار فرستنده و نرخ بانس بسیار مهم است.

بیایید یک بررسی جامع در این باره داشته باشیم.

ایمیل برگشتی ایمیلی است که از یک ارائه دهنده صندوق ورودی دریافت می کنید و به شما اطلاع می دهد که ایمیلی که ارسال کرده اید قابل تحویل نیست. شما یک گزارش عدم تحویل (NDR) دریافت می کنید -   یک پیام خطایی که توضیح می دهد که چرا ایمیل برگشت خورده است[1].

ایمیل های برگشتی معمولاً حاوی موارد زیر هستند:

• یک آدرس پست الکترونیکی (برنامه مسئول تحویل ایمیل شما)

• کد خطا و توضیحات

• آدرس ایمیل گیرنده

معمولا اگر ایمیلی برگشت خورده باشد، موارد زیر را مشاهده خواهید کرد:

• یک آی دی پیام که برای ارسال ایمیل شما منحصر به فرد است

• تاریخ و ساعتی که ایمیل شما بانس شده

• IP و نام میزبان ارائه دهنده خدمات ایمیل شما (ESP).

• پیغام خطا

• پیام خطای SMTP

ایمیل برگشتی انواع مختلفی دارد و همه آنها می توانند تأثیر منفی بر نرخ تحویل شما داشته باشند.

بانس یا برگشت سخت زمانی اتفاق می‌افتد که ایمیلی به دلایلی دائمی مانند وجود غلط املایی آدرس ایمیل ارسال نشود. برای جلوگیری از این مشکل و پاک سازی لیست قبل از ارسال کمپین ها باید لیست خود را اعتبار سنجی ایمیل کنید که به آن email validation می گوییم.

بانس های نرم موقتی هستند و ناشی از مشکلاتی مانند پر شدن صندوق ورودی،از کار افتادن موقت سرور ایمیل، یا تغییر در شناسه ایمیل است. با ادامه ارسال ایمیل توسط سرور به صورت خودکار، این موارد قابل حل هستند.

اگر مشکل در سمت گیرنده حل نشود، بانس های نرم می توانند به بانس های سخت تبدیل شوند.

بانس های گذرا شبیه بانس های نرم هستند، زیرا ناشی از مشکلات موقتی تحویل ایمیل هستند. در حالی که همه بانس های گذرا، از نوع بانس های نرم هستند، همه بانس های نرم لزوما گذرا نیستند.

این بانس های ایمیل گذرا نشان دهنده مشکلات موقتی است که انتظار می رود به سرعت حل شوند، مانند اضافه بار سرور یا مشکلات موقت شبکه. در صورت رخ دادن بانس گذرا، سیستم ایمیل برای یک مدت مشخص تلاش می کند که ایمیل را تحویل دهد اما اگر نشد تسلیم می شود.

ایمیل ها زمانی بلک لیست می شوند که آدرس ایمیل یا دامنه فرستنده توسط ایمیل سرور گیرنده مسدود شده باشد که این اغلب به دلیل مشکوک بودن به هرزنامه یا نقض خط‌مشی امنیتی اتفاق می افتد.

بانس عمومی به برگشتی اشاره دارد که به وضوح تعریف نشده است یا خارج از دلایل رایج برای بانس های سخت و نرم است. درک علت نیاز به بررسی بیشتر دارد.

عوامل مختلفی می توانند باعث تحویل ناموفق ایمیل شوند، از مشکلات موقتی که خود به خود حل می شوند گرفته تا مشکلات دائمی.

در اینجا چند مورد از متداول‌ترین دلایلی که ایمیل‌ها را برگشت می زند آورده شده است:

آدرس ایمیل گیرنده نامعتبر است

اگر پیام برگشتی که دریافت می‌کنید به یک «آدرس ایمیل ناموجود» اشاره دارد، به احتمال زیاد، مشکل از یک آدرس ایمیل نامعتبر است.

چندین دلیل ممکن برای آدرس ایمیل نامعتبر وجود دارد:

مشترک به طور تصادفی آدرس ایمیل خود را اشتباه نوشته است.

• مشترک به عمد یک آدرس ایمیل نادرست به شما داده است - به ویژه زمانی که شما یک کالای رایگان یا تخفیف قابل توجهی را در ازای یک آدرس ایمیل ارائه می دهید.

• مشترک آدرس ایمیل جدیدی درست کرده و دیگر از این آدرس استفاده نمی کند.

• مشترک آدرس ایمیل شرکت خود را به شما داده است و او دیگر برای آن سازمان کار نمی کند. در این صورت، تیم فناوری اطلاعات احتمالا آدرس ایمیل آنها را مسدود کرده است.

• یک ربات از فرم ثبت نام شما سوء استفاده کرده است.

نکته حرفه ای: لیست های ایمیل خود را تصحیح کنید و لیست های خود را نیز تمیز نگه دارید.

آدرس ایمیل فرستنده نامعتبر است

این نوع برگشت زمانی اتفاق می‌افتد که آدرس ایمیلی که از آن ارسال می‌کنید اشتباه نوشته شده باشد یا وجود نداشته باشد.

نکته حرفه ای: هنگام ارسال ایمیل های بازاریابی، جزئیات را از نظر غلط املایی (مثلاً املای "from email" خود) دو سه بار بررسی کنید.

صندوق ورودی اشباع

مردم هر روز تعداد زیادی ایمیل دریافت می کنند، و اجازه دهید با آن روبرو شویم: همه افراد صندوق ورودی خود را تمیز نگه نمی دارند. این واقعیت را اضافه کنید که صندوق های ورودی ظرفیت محدودی دارند و شرایط برای برگشت ایمیل فراهم است.

سایز محتوای ایمیل یا پیوست‌ها بیش از حد مجاز است

یکی از دلایل مرتبط با برگشت ایمیل شما این است که طول ایمیل یا اندازه آن بزرگتر از حد مجاز هر پیام باشد. و این فقط اندازه محتوای ایمیل شما نیست که می تواند به شما آسیب برساند - اگر پیوست های شما خیلی بزرگ باشند، ایمیل ها نیز برگشت می خورند.

مشکلات سرور ایمیل

ممکن است ایمیل سرور گیرنده شما از کار افتاده باشد، تحت تعمیر باشد و یا حتی بیش از حد بار روی آن باشد.

پاسخ خودکار از سمت گیرنده

اگر گیرنده شما پاسخ خودکار را فعال کرده باشد ، ارائه‌دهنده صندوق ورودی بلافاصله پس از ورود ایمیل شما به صندوق ورودی، آن پاسخ را برای شما ارسال می‌کند.

این یک خبر خوب است: چرا که می دانید ایمیل به دست گیرنده رسیده است.

اما اگر به طور مداوم از یک آدرس پاسخ خودکار دریافت می کنید، بدان معنی است که احتمالا کاربر این ایمیل را رها کرده و از آدرس دیگری استفاده می کند.

نکته حرفه ای: اگر چندماه است که یک ایمیل برگشتی از یک آدرس ایمیل دریافت می کنید، آن مخاطب را از لیست خود حذف کنید.

فیلترهای اسپم

ایمیل ها می توانند به دلایل مختلف مسدود یا فیلتر شوند:

• آدرس ایمیل در قسمت "from email" شناسایی نشده است.

• عنوان ایمیل حاوی کلمات غلط املایی یا کلمات اسپمی است.

• عنوان مشکوک به نظر می رسد، با زبان یا کلمات یا عباراتی صرفاً تبلیغاتی که می تواند باعث ایجاد فیلتر هرزنامه شود (به عنوان مثال، "پول مجانی!!!").

گیرندگان محتوای ایمیل شما را به عنوان هرزنامه گزارش می دهند. این منجر کاهش اعتبار فرستنده ی شما می شود (در ادامه در این مورد بیشتر توضیح خواهیم داد).

نکته حرفه ای: برای دور زدن فیلترهای هرزنامه، طرز نوشتن ایمیل سازمانی را بخوانید.

اعتبار ضعیف فرستنده (Sender Reputation)

اگراعتبار فرستنده ی بالا ندارید، ارائه دهندگان صندوق ورودی ممکن است ایمیل های شما را فیلتر کنند.

این ۴ عامل بیشترین تأثیر را بر شهرت ارسال شما دارد:

1. تعامل منفی با پیام شما: شکایات، حذف ایمیل قبل از .خواندن و لغو اشتراک

2. عدم تعامل: باز نشدن یا کم باز شدن ایمیل، عدم کلیک، یا بازارسال.

3. عبارات تحریک کننده اسپم در داخل ایمیل ها و عنوان ها.

لینک های داخل محتوا به عنوان توهین آمیز (Abusive) گزارش شده است: زمانی که از لینک های شخص ثالث یا خدمات هاست تصاویر استفاده می کنید بیشتر اتفاق می افتد.

هر یک از عوامل بالا به ارائه‌دهنده صندوق ورودی می‌گوید که گیرندگان دیگرعلاقه‌ای به دریافت ایمیل های شما ندارند یا احتمالاً حتی از اول انتخاب نکرده اند ایمیل های شما را دریافت کنند.

این باعث می‌شود تعداد بیشتری ازاین ایمیل‌ها به پوشه هرزنامه/ناخواسته فیلتر شوند، به خاطر فعالیت های اسپمی برگشت بخورند ــ یا حتی بدتر از آن ــ "روی زمین بیفتند" یعنی نه به دست گیرنده برسد و نه حتی بانس شود.

کدهای پاسخ خودکار در مورد اینکه چرا ایمیل شما ارسال نمی شود اطلاعات خاصی را ارائه می دهند. این کدها به شما کمک می کنند تا علت شکست در تحویل را عیب یابی کنید و بهترین اقدام را تعیین کنید.

کدهای متداول بانس ایمیل عبارتند از:

SMTP 421: پیام شما به طور موقت توسط سرور گیرنده محدود شده است. این معمولاً از تعداد زیاد کانکشن ها در یک بازه زمانی کوتاه یا پیام‌های زیاد ناشی می‌شود.

SMTP 450: پیام شما تحویل داده نشد زیرا صندوق ورودی دیگر در دسترس نبود. اگر صندوق ورودی قفل باشد یا قابل مسیریابی نباشد، ممکن است این اتفاق بیفتد.

SMTP 451: پیام شما ناموفق بود، اغلب به دلیل مشکل سرور رخ می دهد.

SMTP 452: فضای ذخیره سازی سیستم کافی برای ارسال پیام شما وجود ندارد. پیام شما تا زمانی که فضای ذخیره باز شود به تعویق افتاده است.

SMTP 550: پیام شما ناموفق بود زیرا صندوق ورودی دیگر در دسترس نیست یا سرور گیرنده پیام شما را رد کرد.

SMTP 551: صندوق ورودی که پیام شما قرار بود به آن ارسال شود در سرور گیرنده وجود ندارد.

SMTP 552: صندوق ورودی که پیام شما به آن ارسال شده است فضای کافی برای پذیرش پیام شما را ندارد.

SMTP 553: پیام شما تحویل داده نشد زیرا نام صندوق ورودی که به آن ارسال کرده اید وجود ندارد.

SMTP 554: این یک پاسخ مبهم درباره پیام ناموفق است که می تواند به هر تعداد مشکل، چه در سمت شما و چه در سرور گیرنده اشاره داشته باشند.

میانگین نرخ بانس ایمیل معمولاً بسته به صنعت، کیفیت لیست ایمیل‌ها، و سایر عوامل متفاوت است. با این حال، به طور کلی، نرخ بانس ایمیل‌ها به دو دسته تقسیم می‌شود:

1. نرخ بانس سخت (Hard Bounce Rate): که معمولاً بین ۰.۴٪ تا ۰.۷٪ است. این نوع بانس‌ها به دلیل مشکلات دائمی مانند آدرس ایمیل نامعتبر یا دامنه غیرقابل دسترسی رخ می‌دهد.

2. نرخ بانس نرم (Soft Bounce Rate): که معمولاً بین۰.۲٪ تا ۰.۵٪ است. این نوع بانس‌ها به دلیل مشکلات موقتی مانند پر بودن صندوق پستی یا مشکلات سرور دریافت‌کننده رخ می‌دهد.

به طور کلی، نرخ بانس کلی (شامل بانس‌های سخت و نرم) معمولاً بین ۰.۶٪ تا ۱.۲٪ است. این اعداد ممکن است بسته به منابع و گزارش‌های مختلف کمی متفاوت باشند.

1. ایمیل بانس چیست؟ ایمیل بانس به ایمیلی گفته می‌شود که به دلیل مشکلاتی نتوانسته به مقصد برسد و به فرستنده بازگردانده می‌شود. بانس‌ها به دو دسته سخت (Hard Bounce) و نرم (Soft Bounce) تقسیم می‌شوند.

2. تفاوت بین Hard Bounce و Soft Bounce چیست؟ Hard Bounce به دلیل مشکلات دائمی مانند آدرس ایمیل نامعتبر یا دامنه غیرقابل دسترسی رخ می‌دهد. Soft Bounce به دلیل مشکلات موقتی مانند پر بودن صندوق پستی یا مشکلات سرور دریافت‌کننده رخ می‌دهد.

3. چرا ایمیل‌هایم بانس می‌شوند؟ ایمیل‌ها ممکن است به دلایل مختلفی مانند آدرس ایمیل نامعتبر، پر بودن صندوق پستی دریافت‌کننده، مشکلات سرور دریافت‌کننده، یا فیلترهای اسپم بانس شوند.

4. چگونه می‌توانم نرخ بانس ایمیل‌هایم را کاهش دهم؟ برای کاهش نرخ بانس، می‌توانید از ابزارهای تأیید ایمیل استفاده کرده، لیست ایمیل‌های خود را به‌طور منظم پاک‌سازی کنید، و اطمینان حاصل کنید که ایمیل‌های شما به صورت قانونی جمع‌آوری شده‌اند.

5. آیا نرخ بانس بالایی دارم؟ نرخ بانس بین 0.6% تا 1.2% معمولاً استاندارد است. اگر نرخ بانس شما بالاتر از این محدوده است، ممکن است نیاز به بررسی و بهبود لیست ایمیل‌های خود داشته باشید.

6. چه اقداماتی پس از بانس شدن ایمیل باید انجام دهم؟ در صورت بانس شدن ایمیل، می‌توانید آدرس ایمیل را بررسی کرده و در صورت لزوم آن را از لیست خود حذف کنید. همچنین، می‌توانید با دریافت‌کننده تماس گرفته و از صحت آدرس ایمیل اطمینان حاصل کنید.

7. آیا بانس شدن ایمیل‌ها تأثیری بر اعتبار دامنه من دارد؟ بله، نرخ بانس بالا می‌تواند به اعتبار دامنه شما آسیب برساند و احتمالاً باعث شود ایمیل‌های شما به عنوان اسپم شناخته شوند. حفظ نرخ بانس پایین برای حفظ اعتبار دامنه بسیار مهم است.

8. چگونه می‌توانم دلیل بانس شدن یک ایمیل خاص را بفهمم؟ بیشتر سرویس‌های ایمیل مارکتینگ دلایل بانس شدن ایمیل‌ها را در گزارش‌های خود ارائه می‌دهند. شما می‌توانید با بررسی این گزارش‌ها دلیل بانس شدن هر ایمیل خاص را بفهمید.

9. آیا می‌توانم ایمیل‌های بانس شده را مجدداً ارسال کنم؟ ایمیل‌های بانس شده نرم ممکن است با رفع مشکل موقت دوباره قابل ارسال باشند. اما ایمیل‌های بانس شده سخت معمولاً نباید دوباره ارسال شوند.

10. چگونه از بانس شدن ایمیل‌هایم در آینده جلوگیری کنم؟ برای جلوگیری از بانس شدن ایمیل‌ها در آینده، از ابزارهای تأیید ایمیل استفاده کنید، لیست ایمیل‌های خود را به‌روز نگه دارید، و مطمئن شوید که ایمیل‌های شما به صورت قانونی و با رضایت دریافت‌کننده جمع‌آوری شده‌اند.

فهرست منابع

[1] Microsoft DSNs and NDRs in Exchange Server