گوگل ورک‌اسپیس یا مایکروسافت ۳۶۵؟ کدام برای ایمیل سازمانی بهتر است؟

شاید برای شما هم پیش آمده باشد که قصد راه‌اندازی ایمیل سازمانی برای شرکت یا استارتاپ‌تان را داشته‌اید، اما نمی‌دانستید بین Google Workspace (که قبلاً با نام G Suite شناخته می‌شد) و Microsoft 365 (نسخه ابری مجموعه آفیس) کدام را انتخاب کنید.

هر دو پلتفرم از محبوب‌ترین و قدرتمندترین سرویس‌های ایمیل سازمانی در دنیا هستند که علاوه بر ارائه آدرس ایمیل با دامنه اختصاصی، امکانات گسترده‌ای برای همکاری تیمی، ذخیره‌سازی ابری، جلسات آنلاین و مدیریت تقویم در اختیار شما قرار می‌دهند.

اما سؤال اصلی این است: کدام‌یک برای کسب‌وکار شما مناسب‌تر است؟ گوگل یا مایکروسافت؟

در این مقاله به زبان ساده و با نگاه مقایسه‌ای، این دو سرویس را از ابعاد مختلف بررسی می‌کنیم تا انتخاب راحت‌تری داشته باشید.

Google Workspace چیست؟ چه امکاناتی ارائه می‌دهد؟

Google Workspace که قبلاً با نام G Suite شناخته می‌شد، بسته‌ای از خدمات ابری شرکت گوگل است. این سرویس برای کار تیمی، ایمیل سازمانی، و مدیریت اسناد آنلاین طراحی شده و تجربه‌ای بسیار ساده، سریع و ابری را ارائه می‌دهد.

Gmail با دامنه اختصاصی

قلب تپنده Google Workspace، همان Gmail معروف است، اما با دامنه شرکت شما (مثلاً این آدرس ایمیل توسط spambots حفاظت می شود. برای دیدن شما نیاز به جاوا اسکریپت دارید). یعنی از همان محیط Gmail که به آن عادت دارید، می‌توانید ایمیل سازمانی خود را مدیریت کنید.

 فضای ابری با Google Drive

در هر پلن Google Workspace فضای ذخیره‌سازی ابری از ۳۰ گیگابایت تا ۵ ترابایت در اختیار دارید. می‌توانید فایل‌ها را به‌راحتی با اعضای تیم به اشتراک بگذارید و از قابلیت‌های نسخه‌بندی، جستجوی هوشمند، و امنیت پیشرفته استفاده کنید.

 ابزارهای آنلاین Docs, Sheets, Slides

اگر اهل کار گروهی روی فایل‌ها هستید، Google Docs، Sheets و Slides محیطی سریع و همزمان را فراهم می‌کنند. بدون نیاز به ذخیره‌سازی یا ارسال فایل، همه چیز در فضای ابری اتفاق می‌افتد و تغییرات در لحظه برای همه اعضا اعمال می‌شود.

 تقویم، تماس تصویری و مدیریت کاربران

Google Calendar، Google Meet و Admin Console از جمله ابزارهایی هستند که برای مدیریت تیم، برنامه‌ریزی جلسات، یا احراز هویت کاربران کاربرد دارند.

Microsoft 365 چیست؟ چه امکاناتی دارد؟

Microsoft 365 نسل جدید آفیس است که علاوه بر ابزارهای کلاسیک مانند Word، Excel و PowerPoint، امکانات ابری، ایمیل سازمانی، فضای ذخیره‌سازی و ارتباطات تیمی را نیز پوشش می‌دهد.

 Outlook با دامنه شرکت شما

در Microsoft 365، سرویس ایمیل بر بستر Outlook ارائه می‌شود که به شما اجازه می‌دهد ایمیل‌های حرفه‌ای با دامنه اختصاصی خود داشته باشید (مثل این آدرس ایمیل توسط spambots حفاظت می شود. برای دیدن شما نیاز به جاوا اسکریپت دارید). محیط Outlook برای بسیاری از کاربران سازمانی آشناست و امکانات پیشرفته‌ای برای فیلتر کردن، دسته‌بندی و اتوماسیون ایمیل دارد.

OneDrive: فضای ابری قدرتمند

هر کاربر در Microsoft 365 حداقل ۱ ترابایت فضای ابری در OneDrive در اختیار دارد. فایل‌ها به‌صورت امن در فضای ابری ذخیره می‌شوند و می‌توانند با هم‌تیمی‌ها یا افراد خارج از سازمان به‌اشتراک گذاشته شوند.

Word، Excel، PowerPoint و نسخه آفلاین

برخلاف Google Workspace، Microsoft 365 علاوه بر نسخه‌های آنلاین، امکان نصب نسخه دسکتاپ نرم‌افزارهای Office را نیز دارد. اگر با فایل‌های پیچیده یا قالب‌بندی‌های حساس کار می‌کنید، نسخه‌های آفلاین Office به شما آزادی بیشتری می‌دهند.

Microsoft Teams، Planner و کنترل‌های پیشرفته

این پلتفرم از Microsoft Teams برای تماس و جلسات ویدئویی، تقویم مشترک، مدیریت پروژه، چت تیمی و … پشتیبانی می‌کند. کنترل دسترسی، سیاست‌های امنیتی و امکان تعریف نقش‌های مختلف برای کاربران بسیار دقیق و قابل تنظیم هستند.

Gmail یا Outlook؟ شروع تفاوت ها از همین جا آغاز می شود

اولین تفاوت کلیدی بین Google Workspace و Microsoft 365 در محیط کاربری ایمیل آنهاست.

در Google Workspace شما از Gmail استفاده می‌کنید—یک محیط ساده، روان، سریع و آشنا برای بسیاری از کاربران ایرانی.

اما در Microsoft 365، سرویس ایمیل بر بستر Outlook ارائه می‌شود که طراحی رسمی‌تر و قابلیت‌های حرفه‌ای‌تری دارد.

اگر تیم شما تجربه‌ی کار با Gmail دارد یا به دنبال رابط کاربری ساده‌تر و یادگیری سریع‌تر هستید، Google Workspace انتخاب مناسبی است. ولی اگر سازمان شما نیاز به کنترل‌های پیشرفته‌تر، دسته‌بندی پیچیده‌تر ایمیل‌ها یا ادغام عمیق‌تر با نرم‌افزارهای داخلی دارد، Outlook در Microsoft 365 کارایی بالاتری ارائه می‌دهد.

یکی دیگر از تفاوت‌های مهم این دو سرویس در ابزارهای همراه آن‌هاست.

Google Workspace به‌صورت پیش‌فرض ابزارهای آنلاین و ابری مانند Google Docs، Google Sheets، Google Slides و Google Drive را ارائه می‌دهد.

این ابزارها به‌خوبی برای کار گروهی طراحی شده‌اند و اجازه می‌دهند چند نفر هم‌زمان روی یک سند کار کنند.

در مقابل، Microsoft 365 ترکیبی از نرم‌افزارهای آنلاین و آفلاین را در اختیار شما قرار می‌دهد. شما می‌توانید از نسخه‌ی وب Word یا Excel استفاده کنید یا نسخه‌های دسکتاپ آن‌ها را نصب و بدون نیاز به اینترنت کار کنید. اگر پروژه‌های سنگین با قالب‌بندی‌های پیچیده، داده‌های اکسل با فرمول‌های پیشرفته یا ارائه‌های رسمی دارید، قطعاً Word و Excel انتخاب دقیق‌تری هستند.

ابزارهای همراه: Google Docs در برابر Microsoft Word

یکی دیگر از تفاوت‌های مهم این دو سرویس در ابزارهای همراه آن‌هاست.

Google Workspace به‌صورت پیش‌فرض ابزارهای آنلاین و ابری مانند Google Docs، Google Sheets، Google Slides و Google Drive را ارائه می‌دهد.

این ابزارها به‌خوبی برای کار گروهی طراحی شده‌اند و اجازه می‌دهند چند نفر هم‌زمان روی یک سند کار کنند.

در مقابل، Microsoft 365 ترکیبی از نرم‌افزارهای آنلاین و آفلاین را در اختیار شما قرار می‌دهد. شما می‌توانید از نسخه‌ی وب Word یا Excel استفاده کنید یا نسخه‌های دسکتاپ آن‌ها را نصب و بدون نیاز به اینترنت کار کنید. اگر پروژه‌های سنگین با قالب‌بندی‌های پیچیده، داده‌های اکسل با فرمول‌های پیشرفته یا ارائه‌های رسمی دارید، قطعاً Word و Excel انتخاب دقیق‌تری هستند.

فضای ابری: Google Drive یا OneDrive؟

فضای ذخیره‌سازی ابری هم یکی از مواردی است که هنگام انتخاب سرویس ایمیل سازمانی باید در نظر بگیرید.

• Google Workspace در پلن پایه ۳۰ گیگابایت فضا ارائه می‌دهد که در پلن‌های بالاتر به ۲ ترابایت یا بیشتر می‌رسد.

• Microsoft 365 از همان پلن پایه به هر کاربر ۱ ترابایت فضای ابری در OneDrive می‌دهد.

اگر کارتان با فایل‌های حجیم مثل ویدیو، طراحی یا دیتابیس‌های سنگین است، OneDrive فضای بیشتری در اختیارتان می‌گذارد. اما برای کارهای معمول اداری، فضای Google Drive معمولاً کافی است.

امنیت و مدیریت دسترسی

هر دو سرویس از نظر امنیت در سطح بالایی قرار دارند و قابلیت‌هایی مثل موارد زیر را به‌صورت پیش‌فرض ارائه می‌دهند:

• رمزنگاری SSL/TLS برای انتقال اطلاعات

• احراز هویت دو مرحله‌ای (2FA)

• پشتیبانی از SPF، DKIM و DMARC

• کنترل دسترسی کاربران، گزارش‌گیری، و لاگ فعالیت‌ها

Microsoft 365 معمولاً در سازمان‌های دولتی یا نهادهایی که با داده‌های حساس سروکار دارند، کاربرد بیشتری دارد چون امکان تعریف سطوح پیشرفته‌تر دسترسی، رمزگذاری محتوای ایمیل و مدیریت تطبیق با مقررات قانونی مثل GDPR یا HIPAA را ارائه می‌دهد.

در مقابل، Google Workspace نیز با تمرکز بر سادگی، امنیت بسیار خوبی دارد و رابط تنظیمات امنیتی آن برای کاربران عادی و استارتاپ‌ها بسیار کاربرپسند است.

مقایسه قیمت پلن‌ها (به‌روزرسانی ۲۰۲۵)

هر دو سرویس به‌صورت اشتراک ماهانه به ازای هر کاربر قیمت‌گذاری می‌شوند:

هرچند قیمت ها شبیه هم هستند، امکانات پلن‌ها ممکن است تفاوت‌هایی داشته باشند. برای مثال در پلن پایه، Google Workspace فقط ۳۰ گیگ فضا می‌دهد ولی Microsoft 365 از ابتدا ۱ ترابایت فضای OneDrive ارائه می‌کند. همچنین Microsoft ابزارهای آفلاین آفیس را هم در همان پلن اولیه ارائه می‌دهد.

جدول مقایسه نهایی

چک‌ لیست نهایی برای انتخاب

- آیا تیم شما قبلاً با Gmail یا Google Docs کار کرده؟

➜ به‌احتمال زیاد Google Workspace راحت‌تر و سریع‌تر راه می‌افتد.

آیا با فایل‌های Word و Excel سنگین و پیچیده سروکار دارید؟

➜ Microsoft 365 با نسخه آفلاین آفیس، انتخاب بهتری است.

- آیا شرکت شما نیاز به کنترل‌های امنیتی پیچیده و لاگ‌گیری دارد؟

➜ Microsoft 365 امکانات بیشتری در اختیار شما می‌گذارد.

- آیا بودجه‌تان محدود است و می‌خواهید سریع شروع کنید؟

➜ Google Workspace در پلن پایه اقتصادی‌تر است. 

جمع‌ بندی

هر دو سرویس Google Workspace و Microsoft 365 برای ساخت ایمیل سازمانی و مدیریت تیم‌ها انتخاب‌های بسیار حرفه‌ای و قابل اعتمادی هستند. اما انتخاب نهایی به نوع نیاز شما، تجربه تیم، ساختار شرکت، و ابزارهایی که قبلاً استفاده می‌کردید بستگی دارد.

اگر هنوز تصمیم نگرفته‌اید، پیشنهاد می‌کنیم با پلن‌های آزمایشی رایگان شروع کنید یا از مشاوران فنی کمک بگیرید.

🔗 همچنین می‌توانید مقاله‌ی اصلی ما درباره ایمیل سازمانی را بخوانید:

ایمیل سازمانی چیست؟ راهنمای کامل + مزایا و روش ساخت