آموزش ساخت ایمیل شرکتی رایگان: چطور در چند مرحله ایمیل شرکتی بسازیم

داشتن یک ایمیل شرکتی با دامنه اختصاصی (مثلاً این آدرس ایمیل توسط spambots حفاظت می شود. برای دیدن شما نیاز به جاوا اسکریپت دارید) برای هر کسب و کاری از اهمیت بسیاری برخوردار است. این نوع ایمیل‌ها نه تنها باعث افزایش اعتماد مشتریان می‌شوند بلکه امکان مدیریت بهتر ارتباطات تجاری را نیز فراهم می‌کنند. در این مقاله، به بررسی مراحل ساخت ایمیل شرکتی رایگان با استفاده از ابزارها و سرویس‌های مختلف می‌پردازیم.

اگرچه بسیاری از سرویس‌های ایمیل شرکتی پولی هستند، اما برخی ابزارها و سرویس‌ها نیز امکان ساخت ایمیل شرکتی رایگان را فراهم می‌کنند. در ادامه به معرفی و بررسی این سرویس‌ها می‌پردازیم.  

اگرچه بسیاری از سرویس‌های ایمیل شرکتی پولی هستند، اما برخی ابزارها و سرویس‌ها نیز امکان ساخت ایمیل شرکتی رایگان را فراهم می‌کنند. در ادامه به معرفی و بررسی این سرویس‌ها می‌پردازیم.  

آموزش ساخت ایمیل شرکتی رایگان با Zoho Mail

مرحله ۱ : ثبت‌نام در Zoho Mail

1. ورود به وب‌سایت Zoho Mail: ابتدا به وب‌سایت Zoho Mail به آدرس Zoho Mail بروید.
   انتخاب گزینه "Sign Up for Free": در صفحه اصلی Zoho Mail، بر روی گزینه "Sign Up for Free" کلیک کنید.

2. انتخاب پلن رایگان: در صفحه پلن‌ها، پلن رایگان (Free Plan) را انتخاب کنید. این پلن معمولاً شامل 5 کاربر و 5 گیگابایت فضای ذخیره‌سازی است.

مرحله ۲: وارد کردن دامنه اختصاصی

1. وارد کردن دامنه: در صفحه بعدی، دامنه اختصاصی خود را وارد کنید و بر روی "Add" کلیک کنید.

2. تأیید دامنه: برای تأیید مالکیت دامنه، باید رکوردهای DNS مربوطه را به تنظیمات دامنه خود اضافه کنید. Zoho Mail معمولاً دستورالعمل‌های دقیقی را برای این کار ارائه می‌دهد.

مرحله ۳: تنظیمات DNS

1. ورود به پنل مدیریت دامنه: به پنل مدیریت دامنه خود (مثلاً در GoDaddy، Namecheap و ...) وارد شوید و به بخش مدیریت DNS بروید.

2. ایجاد رکوردهای DNS: رکوردهای MX، SPF و DKIM را مطابق با دستورالعمل‌های Zoho Mail ایجاد کنید. این رکوردها به ایمیل سرورهای Zoho امکان ارسال و دریافت ایمیل‌ها را می‌دهند.

مرحله ۴: ایجاد حساب‌های ایمیل

1. ایجاد حساب کاربری: پس از تأیید دامنه، می‌توانید حساب‌های ایمیل برای کارمندان خود ایجاد کنید. برای این کار به بخش "User Details" رفته و اطلاعات مورد نیاز را وارد کنید.

2. تنظیمات ایمیل: می‌توانید تنظیمات مربوط به هر حساب ایمیل را مشخص کنید، از جمله فضای ذخیره‌سازی، امضا و تنظیمات امنیتی.

مرحله ۵: دسترسی به ایمیل و مدیریت

1. ورود به حساب کاربری: با استفاده از آدرس ایمیل و رمز عبوری که ایجاد کرده‌اید، وارد حساب کاربری Zoho Mail شوید.

2. مدیریت ایمیل‌ها: می‌توانید به راحتی ایمیل‌های دریافتی و ارسالی خود را مدیریت کنید. Zoho Mail یک رابط کاربری ساده و کاربرپسند دارد که امکانات متعددی از جمله فیلتر کردن، دسته‌بندی و جستجوی پیشرفته را ارائه می‌دهد.

Yandex Mail یکی از سرویس‌های محبوب برای ساخت ایمیل شرکتی رایگان است که توسط شرکت روسی Yandex ارائه می‌شود. در این بخش، به صورت مرحله به مرحله نحوه ساخت ایمیل سازمانی رایگان با Yandex Mail را توضیح خواهیم داد.

مطالب مرتبط: ایمیل سازمانی چیست؟

آموزش ساخت ایمیل شرکتی رایگان با Yandex Mail

۱. ثبت‌نام در Yandex.Connect

1. ورود به وب‌سایت Yandex.Connect: به آدرس Yandex.Connect بروید.

2. ثبت‌نام و ایجاد حساب کاربری: اگر حساب Yandex ندارید، ابتدا باید یک حساب کاربری Yandex ایجاد کنید. برای این کار بر روی "Get Started" کلیک کنید و فرم ثبت‌نام را تکمیل کنید.

۲. افزودن دامنه اختصاصی در Yandex.Connect

1. ورود به Yandex.Connect: به آدرس Yandex.Connect بروید و با حساب کاربری Yandex خود وارد شوید.

2. افزودن دامنه: پس از ورود، به بخش "Domains" بروید و بر روی "Add Domain" کلیک کنید.

۳. تأیید دامنه

1. وارد کردن دامنه: دامنه اختصاصی خود را وارد کنید و بر روی "Add" کلیک کنید.

2. تنظیمات DNS: Yandex از شما می‌خواهد که رکوردهای DNS را در پنل مدیریت دامنه خود تنظیم کنید. این شامل اضافه کردن رکوردهای TXT، MX و CNAME برای تأیید دامنه است.

۴. ایجاد حساب‌های ایمیل

1. ایجاد کاربران: پس از تأیید دامنه، به بخش "Users" بروید و حساب‌های ایمیل برای کارمندان خود ایجاد کنید. برای این کار بر روی "Add User" کلیک کنید و اطلاعات مورد نیاز را وارد کنید.

۵. دسترسی به ایمیل و مدیریت

1. ورود به حساب کاربری Yandex.Mail: با استفاده از آدرس ایمیل و رمز عبوری که ایجاد کرده‌اید، وارد حساب کاربری Yandex.Mail شوید.

2. مدیریت ایمیل‌ها: می‌توانید به راحتی ایمیل‌های دریافتی و ارسالی خود را مدیریت کنید. Yandex.Mail یک رابط کاربری ساده و کاربرپسند دارد که امکانات متعددی از جمله فیلتر کردن، دسته‌بندی و جستجوی پیشرفته را ارائه می‌دهد.

ایجاد ایمیل سازمانی با دامنه اختصاصی یکی از نیازهای اساسی هر کسب و کاری است که می‌خواهد به طور حرفه‌ای با مشتریان و همکاران خود ارتباط برقرار کند. Migadu یکی از سرویس‌های ارائه دهنده ایمیل شرکتی است که امکان ساخت ایمیل شرکتی رایگان را فراهم می‌کند. در این قسمت، نحوه ساخت ایمیل شرکتی رایگان با استفاده از Migadu را به طور کامل توضیح می‌دهیم.

1. ثبت‌نام در Migadu

1. ورود به وب‌سایت Migadu: به آدرس Migadu بروید.

2. ایجاد حساب کاربری: در صفحه اصلی، بر روی "Try for Free" کلیک کنید و فرم ثبت‌نام را با وارد کردن اطلاعات مورد نیاز تکمیل کنید.

۲. افزودن دامنه اختصاصی

1. اضافه کردن دامنه: پس از ایجاد حساب کاربری، وارد پنل مدیریت شوید و بر روی "Add Domain" کلیک کنید.

2. وارد کردن دامنه: دامنه اختصاصی خود را وارد کنید و بر روی "Next" کلیک کنید.

۳. تنظیمات DNS

1. دریافت اطلاعات DNS: Migadu اطلاعات رکوردهای DNS مورد نیاز را به شما ارائه می‌دهد. این رکوردها شامل MX، SPF و DKIM هستند.

2. تنظیم رکوردهای DNS: به پنل مدیریت دامنه خود (مثلاً در GoDaddy، Namecheap و ...) وارد شوید و رکوردهای DNS ارائه شده توسط Migadu را اضافه کنید.

۴. ایجاد حساب‌های ایمیل

1. ایجاد کاربران: پس از تأیید تنظیمات DNS، می‌توانید حساب‌های ایمیل برای کارمندان خود ایجاد کنید. برای این کار به بخش "Mailboxes" بروید و بر روی "Create Mailbox" کلیک کنید.

2. وارد کردن اطلاعات کاربر: اطلاعات مربوط به هر کاربر را وارد کنید و بر روی "Save" کلیک کنید.

۵. دسترسی به ایمیل و مدیریت

1. ورود به حساب کاربری Migadu: با استفاده از آدرس ایمیل و رمز عبوری که ایجاد کرده‌اید، وارد حساب کاربری Migadu شوید.

2. مدیریت ایمیل‌ها: می‌توانید به راحتی ایمیل‌های دریافتی و ارسالی خود را مدیریت کنید. Migadu یک رابط کاربری ساده و کاربرپسند دارد که امکانات متعددی از جمله فیلتر کردن، دسته‌بندی و جستجوی پیشرفته را ارائه می‌دهد.

اولاً، این ایمیل‌ها به شما تصویر حرفه‌ای‌تری می‌بخشند و اعتماد مشتریان را جلب می‌کنند. ثانیاً، به تقویت و شناخته شدن برند شما کمک کرده و نام شرکت شما را در هر ارتباط ایمیلی نشان می‌دهد. همچنین، امنیت بیشتری فراهم می‌کنند و به شما اجازه می‌دهند تا بر ارتباطات کاری نظارت و کنترل داشته باشید. ایمیل‌های شرکتی امکان مدیریت بهتر ایمیل‌ها را فراهم می‌کنند و ارتباطات شخصی و کاری را تفکیک می‌کنند. علاوه بر این، سرویس‌های ایمیل شرکتی امکانات پیشرفته‌ای مانند ابزارهای همکاری، فضای ذخیره‌سازی بیشتر و قابلیت‌های شخصی‌سازی ارائه می‌دهند که به افزایش بهره‌وری و هماهنگی در تیم کمک می‌کند.

انتخاب بین ایمیل شرکتی رایگان و پرداخت شده بستگی به نیازها و اولویت‌های کسب و کار شما دارد. در زیر مزایا و معایب هر کدام را بررسی می‌کنیم تا بتوانید تصمیم بهتری بگیرید:

ایمیل شرکتی رایگان

مزایا:

هزینه پایین: استفاده از سرویس‌های رایگان هیچ هزینه‌ای برای شما ندارد، که برای کسب و کارهای کوچک یا استارتاپ‌ها جذاب است.

راه‌اندازی سریع و آسان: معمولاً فرآیند راه‌اندازی ساده و سریع است و نیاز به تخصص فنی زیادی ندارد.

معایب:

محدودیت در امکانات: سرویس‌های رایگان معمولاً امکانات و ابزارهای محدودی دارند، مانند فضای ذخیره‌سازی کمتر، تعداد محدود کاربر و عدم دسترسی به برخی ویژگی‌های پیشرفته.

امنیت و پشتیبانی: سرویس‌های رایگان ممکن است از نظر امنیتی ضعیف‌تر باشند و پشتیبانی فنی محدودی ارائه دهند.

تبلیغات: برخی سرویس‌های رایگان ممکن است تبلیغات نمایش دهند که می‌تواند تجربه کاربری را تحت تأثیر قرار دهد.

ایمیل شرکتی پرداخت شده

مزایا:

امکانات پیشرفته: سرویس‌های پولی معمولاً امکانات بیشتری مانند فضای ذخیره‌سازی نامحدود، ابزارهای همکاری، تقویم مشترک، و پشتیبانی از ابزارهای مدیریت پروژه ارائه می‌دهند.

امنیت بهتر: ایمیل‌های پرداخت شده معمولاً امنیت بالاتری دارند و از پروتکل‌های امنیتی پیشرفته‌تری استفاده می‌کنند.

پشتیبانی فنی: دسترسی به پشتیبانی فنی 24/7 و خدمات مشتریان بهتر یکی از مزایای بزرگ سرویس‌های پولی است.

برندینگ: ایمیل‌های شرکتی پرداخت شده معمولاً امکانات بیشتری برای شخصی‌سازی و برندینگ ارائه می‌دهند.

معایب:

هزینه: استفاده از سرویس‌های پولی هزینه‌بر است و باید به صورت ماهانه یا سالانه پرداخت شود.

نتیجه‌گیری

انتخاب بین ایمیل شرکتی رایگان و پرداخت شده به نیازها و بودجه کسب و کار شما بستگی دارد. اگر کسب و کار شما کوچک است و بودجه محدودی دارید، استفاده از سرویس‌های رایگان ممکن است گزینه مناسبی باشد. با این حال، اگر به امکانات پیشرفته‌تر، امنیت بیشتر و پشتیبانی فنی نیاز دارید، بهتر است در سرویس‌های پرداخت شده سرمایه‌گذاری کنید. در نهایت، ارزیابی دقیق نیازها و مقایسه گزینه‌های مختلف به شما کمک می‌کند تا بهترین تصمیم را برای کسب و کار خود بگیرید.