بهترین ایمیل سازمانی کدام است؟ مقایسه انواع ایمیل سازمانی ایرانی و خارجی

بهترین ایمیل سازمانی یک اصل مهم برای برقراری ارتباط میان مشتریان، همکاران و سایر اعضا در یک سازمان است. ایمیل سازمانی یک ابزار مدرن ارتباطی است که نقش بسیار مهمی در ارتباطات داخلی و خارجی سازمان ها دارد. در این مقاله میخواهیم به بهترین ایمیل سازمانی بپردازیم و ببینم کدام عوامل در انتخاب بهترین ایمیل سازمانی برای کسب و کار شما موثر هستند.

امنیت اطلاعات یکی از اولین و مهم‌ترین ملاحظات در انتخاب ایمیل سازمانی است. سیستمی که دارای امکانات رمزنگاری، فیلترینگ اسپم و مکانیزم‌های مبارزه با نفوذ است، انتخاب بهتری خواهد بود. ایمیل سزامانی میلر اور دارای رمزنگاری انتها به انتها است به این معنا که اطلاعات شما در طول انتقال از یک دستگاه به دستگاه دیگری رمزنگاری می شود و تنها شما و گیرنده مورد نظر به این اطلاعات دسترسی دارید.

از این روست که بهترین ایمیل سازمانی قطعا یک ایمیل سازمانی رایگان نیست و برای بالابردن امنیت بهتر است از سرویس های ایمیل سازمانی خریدنی استفاده کنید. ایمیل های رایگان نیز برخی از این ویژگی ها را دار می باشند، اما بسیاری از آن ها از رمزنگاری انتها به انتها برای همه پلتفرم ها پشتیبانی نمی کنند و این می تواند امنیت اطلاعات را کاهش دهد.

سرویس های ایمیل سازمانی پیشرفته مانند میلراور معمولاً دارای فیلترنیگ قوی و اسپم مولوئر هستند که برای جلوگیری از دریافت ایمیل های ناخواسته و حفاظت از سیستم در برابر حملات مخرب طراحی شده اند. در حالی که بسیاری از سرویس های ایمیل رایگان نیز این ویژگی های رادارا می باشند، اما اغلب در سرویس های غیر رایگان ویژگی های پیشرفته تر و قابل تنظیم فیلترینگ موجود است.

ایمیل سازمانی میلر اور را می توان جزء بهترین ایمیل سازمانی ایرانی در نظر گرفت که به مدیران سیستم اجازه می دهد تا سیاست ها و محدودیت های امنیتی را برای کل سازمان تنظیم کنند و به طور جداگانه حساب های کاربری را مدیریت کنند.

یکی دیگر از مواردی که باید در انتخاب بهترین ایمیل سازمانی به آن توجه نماییم، سهولت استفاده است که خود دارای چندین جنبه است:

رابط کاربری کارآمد: یکی از موارد مهم در سهولت استفاده از ایمیل سازمانی، وجود یک رابط کاربری کارآمد و آسان است. رابط کاربری باید ساده و قابل فهم برای کاربران باشد تا بتوانند به راحتی ایمیل‌ها را مدیریت کرده، پیام‌ها را ارسال و دریافت کنند، و وظایف مختلفی انجام دهند.

دسترسی آسان: بهترین ایمیل سازمانی باید از سهولت دسترسی برخوردار باشد. کارمندان باید بتوانند از طریق تمامی دستگاه ها (ازجمله امپیوترها، تلفن‌های همراه، تبلت‌ها و ...) به ایمیل خود دسترسی داشته باشند.

هماهنگی با سایر ابزارها: بهترین یمیل سازمانی باید امکان هماهنگی با سایر ابزارها مانند تقویم، برنامه‌های کاری، سیستم‌های مدیریت پروژه و ... را فراهم کند تا بتواند به بهترین شکل ممکن در فرآیندهای کاری مشارکت کند و کاربران بتوانند به طور کامل از امکانات ارتباطی استفاده کنند.

پشتیبانی فنی: وجود پشتیبانی فنی قوی و قابل دسترسی برای حل مشکلات و رفع اشکالات فنی نیز یکی دیگر از ویژگی های بهترین ایمیل سازمانی است. کاربران باید به راحتی بتوانند با مراجعه به پشتیبانی فنی، مشکلات خود را به سرعت حل کرده و به کار خود ادامه دهند.

ایمیل سازمانی میلراور با توجه ویژه به سهولت استفاده کاربران، به یکی از مهم ترین گزینه های بهترین ایمیل سازمانی در ایران تبدیل شده است.

قابلیت هماهنگی یکی از جنبه‌های حیاتی بهترین ایمیل سازمانی است که تاثیر مستقیمی بر بهره‌وری و کارایی کاربران دارد. ایمیل سازمانی برای اینکه بتواند به بهترین شکل ممکن در فرآیندهای کاری مشارکت کند، باید امکاناتی برای هماهنگی با ابزارهای دیگر مانند تقویم، برنامه‌های کاری، و سایر ابزارهای مورد استفاده در سازمان فراهم کند.

با امکانات هماهنگی، کاربران می‌توانند به راحتی ایمیل‌ها را با تقویم خود هماهنگ کنند، وظایف و برنامه‌های کاری خود را برنامه‌ریزی کنند و از طریق ایمیل به دیگران اطلاع دهند، و همچنین می‌توانند از طریق ایمیل به سریع به اطلاعات تقویم و برنامه‌های کاری دسترسی پیدا کنند.

با این ویژگی‌ها، بهترین ایمیل سازمانی می‌تواند به عنوان یک ابزار ارتباطی جامع در سازمان عمل کرده و به بهبود فرآیندهای کاری، افزایش هماهنگی و افزایش بهره‌وری کمک کند. از این رو، قابلیت هماهنگی یکی از جنبه‌های حیاتی در انتخاب و استفاده از ایمیل سازمانی برای سازمان‌ها می‌باشد.

قابلیت گسترش پذیری یکی دیگر از ویژگی‌های اساسی و حیاتی بهترین ایمیل سازمانی است که برای سازمان‌ها بسیار اهمیت دارد. با رشد کسب و کار، نیازمندی‌های ارتباطی و ایمیلی نیز تغییر می‌کنند و باید امکانات جدید و به‌روز شده به سرعت در ایمیل سازمانی اضافه شوند. بنابراین، بهترین ایمیل سازمانی باید قابلیت گسترش پذیری داشته باشد تا بتواند با نیازمندی‌های جدید و تغییرات در سازمان همگام شود.

این ویژگی به معنای این است که سیستم ایمیل سازمانی باید به راحتی قابل توسعه و ارتقاء باشد، به طوری که بتوان به سرعت و به آسانی امکانات جدید را به آن اضافه کرد و به تغییرات در نیازمندی‌های کسب و کار پاسخ داد. برخی از جنبه‌هایی که ایمیل سازمانی باید قابلیت گسترش پذیری داشته باشد عبارتند از:

1. افزودن تعداد حساب‌های کاربری: با رشد سازمان، تعداد کاربران و همچنین تعداد حساب‌های ایمیل نیز افزایش می‌یابد. ایمیل سازمانی باید قابلیت افزودن حساب‌های جدید و مدیریت آن‌ها را داشته باشد.

2. افزودن فضای ذخیره‌سازی: با افزایش تعداد ایمیل‌ها، فایل‌ها و اسناد مرتبط، نیاز به فضای ذخیره‌سازی بیشتر نیز احساس می‌شود. ایمیل سازمانی باید امکان افزایش فضای ذخیره‌سازی را فراهم کند.

3. اضافه کردن قابلیت‌های جدید: با توجه به نیازمندی‌های جدید سازمان، ایمیل سازمانی باید امکان اضافه کردن قابلیت‌های جدید مانند امنیت اضافی، ابزارهای هماهنگی، و ... را داشته باشد.

همانطور که در بخش قبلی گفتیم، در انتخاب بهترین ایمیل سازمانی باید یک سری ویژگی ها را در نظر بگیریم. اولین کار برای انتخاب بهترین ایمیل سازمانی برای کسب و کار شما، بررسی نیازها است.

شما لازم است نیازها و الزامات سازمان خود را به دقت بررسی کنید تا ببنید بهترین ایمیل سازمانی باید برای شما چه ویژگی هایی ارائه دهد. باید به طور دقیق مشخص کنید که سازمان شما چه ابزارهایی را برای ارتباطات داخلی و خارجی خود نیاز دارد.

اگر صاحب وبسایت هستید احتمالا هاست شما با هزینه اضافی، میزبانی ایمیل هم به شما ارائه می دهد.

متاسفانه، در حالی که برخی از این برنامه ها مناسب هتسند، برخی دیگر کاملا غیرقابل استفاده هستند. بله، شما می توانید ایمیل ارسال و دریافت کنید زیرا این مشکلی است که در دهه ۸۰ برطرف شد، اما اگر به یک سرویس ایمیل مدرن مانند Gmail یا Outlook عادت داشته باشید، احساس می کنید که به زمان گذشته رفته اید. بسیاری از این برنامه ها بسیار ساده هستند و شما می توانید یک سرویس دهنده ایمیل خوب رابه آنها متصل کنید.

در عوض می توانید با تقریباً همان قیمت، یا حداکثر چند دلار بیشتر در ماه، بهترین ایمیل سازمانی مدرن را دریافت کنید.

به همین علت است که ما اینجا در میلراور، بر روی ارائه بهترین ایمیل سازمانی تمرکز کرده ایم.

بسیاری از ارائه دهندگان بهترین ایمیل سازمانی مانند میلراور، علاوه بر سرویس ایمیل سازمانی، ابزارهای اضافی برای بهره وری شرکت شما ارائه می دهند از جمله تقویم و دفترچه تماس و مجموعه کاملی از برنامه های شرکتی.

سرویس ایمیل اصلی ترین خدمات یک ایمیل سازمانی است اما در ادامه میبینیم که چه ابزارهای اضافی نیز در بر دارد:

بهترین ایمیل سازمانی به شما امکان می دهد تا با استفاده از آدرس دامنه وب سایت شرکت خود، بدون توجه به اینکه نام دامنه تان را از کجا خریداری کرده اید، حساب های ایمیل ایجاد کنید.

اگ تا کنون در شرکت خود، فردی را برای مدیریت ایمیل ها استخدام نکرده اید، ازین به بعد هم نیاز به آن نخواهید داشت. ایمیل سازمانی میلراور با پشتیبانی شبانه روزی می تواند همیشه به مشکلات شما پاسخ دهد.

کارکانان شما نباید بخاطر رابط کاربری بد، رنج ببرند. بهترین ایمیل سازمانی باید تجربه ای عالی از وب و تلفن همراه را ارائه دهند تا هرکسی بتواند در صورت نیاز به ایمیل دسترسی داشته باشد.

اگر به دنبال بهترین ایمیل سازمانی هستید که بتوانید آن را برروی اپلیکیشن ایمیل مورد علاقه خودتان استفاده کنید مانند Apple mailیا Mailbird می توانید ا ز میلراور استفاده کنید.

اگر کارمندان شما تصمیمات بیزنسی می گیرند و یا با مشتریان از طریق ایمیل ارتباط برقرار می کنند، به فضای ذخیره سازی زیادی برای بایگانی ایمیل های قدیمی نیاز خواهید داشت. این یکی از حوزه هایی است که بسیاری از ارائه دهندگان ایمیل سازمانی در آن کمبود دارند. بنابراین بهترین ایمیل سازمانی که انتخاب می کنید باید دارای فضای مناسبی از صندوق پستی و هم در حالت ایده آل، فضای ذخیره سازی ابری عمومی باشد.

زمانی که پای مدیریت ایمیل برای کل تیم یا شرکت شما به میان می آید، ایمیل دیگر همان سرویس ساده ای نیست که تکی آن را مدیریت می کردید: اگر میخواهید که ایمیل های تمامی افراد به خوبی با یکدیگر کار کنند، انتخاب ابزارهایی که برای کسب و کارتان استفاده می کنید نیاز به تفکر و دقت بیشتری دارند.

اما باز هم ست کردن و کار را به اتوماسیون سپردن بسیار ساده است. با ارائه دهندگان ایمیل سازمانی امروزی، تنها به چند ساعت زمان نیاز دارید تا دامنه خود را به سرویس ایمیل خود اضافه کنید، حساب های جدیدی را برای تیم خود راه اندازی کنید و داده های قدیمی آنها را وارد کنید.

سرویس ایمیل سازمانی شما بقیه کارها را انجام می دهد و اطمینان حاصل می کند که تیم شما ایمیل ها، مخاطبین و قرار های تقویم خود را در هر زمان که به آنها نیاز داشته باشد، در اختیار دارد.